[스포츠 행사] 마라톤 & 러닝 5K/10K 행사 운영 (2)

[러닝 행사 장소 및 코스 선정]

행사 장소 및 코스 선정에는 다양한 선택요인이 동반됩니다. 열리는 행사의 성격, 주최 기관, 예상 참가자, 코스, 도로점유 가능 여부, 지자체 협의 및 관련 기관 협의 정도가 고려 사항이 될 수 있습니다. 해당 행사는 서울 송파구에서 최종적으로 개최가 되었었습니다. 광고주와 최종 협의를 하여 최종 코스를 정하고 도로를 점유하는지 한강변을 따라 뛰는지 횡단보도는 지나가는지 파악을 합니다. 그다음은 이제 유관 기관에 연락하여 행사 장소 대관을 진행합니다. 기본적인 행사 개요를 브리핑해드리며 참가자들이 모이고 들어오는 계획 등을 설명하여 해당 장소를 어떻게 쓸 것인지를 메인 포인트로 말씀을 드리게 돼요. 그리고 최종 금액 협의를 하게 되죠.

 

대관이 완료되면 이제 행사가 열리는 지역에 연관된 지자체 기관들인 구청, 경찰서, 한강관리하는 곳 등 여러 기관들과 콘택트 및 설명을 드리며 행사가 잘 진행될 수 있게 해야 합니다. 이 단계가 보통 연결고리가 없으면 아주 어려운 단계라고 말씀드릴 수 있을 것 같아요. 보통은 어느 기관에 누구에게 어떻게 어떤 자료를 가지고 연락을 해야 하는지 모르죠. 설령 컨택이 된다 하더라도 여러 요구 조건을 맞추고 협의하고 안된다고 했던 것을 되게끔 풀어나가는 과정은 고통스러우면서도 정말 상쾌한(?) 기분이었습니다. 특히 경찰 허가 및 협조를 받아내는 단계는 고구마를 먹는 기분이었네요. 하나의 경찰서만 컨택하면 되는 줄 알았는데 행사 코스가 서로 다른 경찰 관할 지역을 지나가서 여러 곳의 경찰서와 협의를 했었습니다. 추후에는 모범운전수 배치 + 안내판 설치 등 예상치 못했던 예산이 깨졌긴 했지만요 ^^..

*진심으로 협조에 응해주신 경찰분들에게 감사를 드리지만 불필요한 행정 절차(?) 식사(?) 경찰에게 돈을 내는 건 아니지만 다양한 관련 기관으로 돈을 지출해야 하는 것들(?)이 있어서 놀라면서도 경찰분들도 사람이지라고 느꼈던 업무였습니다.

 

이렇게 최종적인 장소가 정해졌으면 코스 전문가와 실제 계획한 코스를 몇 번을 돌며 실사를 나갑니다. 이때 안전에 문제는 없을지 여러 사항들을 고려하며 최적의 코스를 최종 디벨롭하여 확정을 하게 됩니다. 행사 출발 장소에서도 스타트는 어떻게 할 것인지 피니시는 어떻게 할 것인지 물품보관소, 탈의실, 운영 부스, 시스템, 타 부스들의 위치는 어떻게 잡을 것인지도 계속해서 코스 전문가, 협력사 담당자 그리고 저 이렇게 3명에서 계속해서 논의하며 최종 확정을 짔게 되었죠. ※행사장 관련 내용은 추후에 자세히 글을 쓰도록 하겠습니다.

 

[메달 디자인]

참가자 인원은 약 5000명이 되고 광고주들은 5000+@의 메달을 원하는 상황이었습니다. 예산은 타이트했고 최대한 많은 사람들을 훅킹하고 만족감을 줄 수 있는 메달 디자인이 필요했었죠. 저와 협력사는 최대한 고민하여 메달 전문 업체에 의뢰를 하였고 다양한 색감을 주어 아주 예쁜 메달 디자인을 최종 선정하였습니다. 실제로 대회가 끝난 후 대부분의 참가자들이 메달 디자인을 보고 예쁘다고 하였었습니다. 다시 본론으로 돌아가서, 해당 메달을 국내에서 제작 시 소요 시간은 짧으나 단가가 맞지 않아 적절한 기간을 두고 중국 업체에 오더를 넣었고 다행히 메달을 대회 전 여유롭게 받을 수 있었습니다.

 

[참가 기념품]

참가 기념품으로 메달, 티셔츠, 양말, 타투스티커, 에너지스틱 등이 나갔었어요. 기념품들도 미리미리 중국에다가 디자인을 주고 주문을 넣어 놨었어서 제시간에 받을 수 있었습니다. 전 대회의 데이터베이스를 참고하여 남녀 성비 및 5K 10K 참가 비율 등을 확인하여 참가자 관련 사이즈 등을 추산하였었습니다. 해당 기념품 모두를 일괄 팩킹업체로 수령지를 지정하여 팩킹업체는 참가자들에게 제시간에 기념품을 보내는 역할을 했었어요. 

 

스포츠 관련 모든 분들에게 직간접적으로 도움 되기를 바라며 최대한 저의 경험과 그 때의 상황들을 떠올려 실감나게 글을 계속해서 써보겠습니다. 긴 글 읽어 주셔서 감사합니다.