[스포츠 행사] 마라톤 & 러닝 5K/10K 행사 운영 (1)

안녕하세요 오늘은 제가 작년에 직접 운영을 맡았던 마라톤&러닝 행사 관련해서 적어보려고 합니다. 약 5천 명 정도가 신청했고 5K/10K 부문 모두 성공적으로 마무리를 했었습니다. 정말 준비하는 과정은 힘들었지만 많은 참가자들이 완주하여 기쁘게 사진 찍고 만족해하는 모습을 보니 힘들었던 모든 것이 잊히고 정말 뿌듯하고 저 역시 기뻤던 기억이 나네요.

[대회 입찰 참가]

해당 마라톤&러닝 행사는 어느 기관의 대표적인 행사로서 회사로서 입찰 참가를 해야 했습니다. 총예산은 5K 10K 부문 대회 운영 모든 것을 포함해서 약 3.5억 정도였습니다. 나라장터를 통해서 입찰을 진행했습니다. 입찰 참가 서류 관련해서는 다양한 입찰 참가를 해봐서 준비는 수월하게 진행했습니다. 제가 진행했을 때에는 실행사(협력사)를 끼고 들어가서 아이디어와 방향성을 논의하면 실행사가 제안서를 직접 제작해 왔었고 여러 번 피드백을 통해 제출할 수 있는 퀄리티의 정성 제안서로 만들어냈습니다. 저를 포함하여 총 3곳이 입찰에 참가했고 최종 PT 발표를 통해서 입찰 수주를 성공적으로 할 수 있었습니다. 

 

 

입찰을 성공적으로 수주하고 나면 사전협상을 통해서 최종적인 비용적인 부분과 실행 과업 부분을 협의를 하게 됩니다. 이때 광고주 측의 의견에 밀리면 품이 너무 많이 드는 일도 있으니 적절하게 예산과 업무의 양에 잘 맞게 협의를 하면 되겠습니다.

협상을 완료하고 나면 선금을 신청하여 받을 수 있게 됩니다. 보통 선금과 잔금으로 나누어지는데 선금은 최대 입찰 금액의 70%까지 신청할 수 있어요. 광고주에 따라 보통 선금/잔금 모두 사용 내역에 대한 증빙자료를 제출해야 합니다. 저의 광고주는 선금만 증빙자료 제출하고 잔금은 증빙할 필요가 없었습니다.

 

[대회 준비]

본격적으로 대회 준비를 시작했습니다. 먼저 실행사 그리고 5K/10K를 코스를 디벨롭 해주실 코스 디렉터 분과 미팅을 진행하였습니다. 초기 미팅 때 방향성을 위해 논의한 내용은 다음과 같습니다:

1) 행사 참가 인원수
2) 행사 참가 접수 신청 절차 및 사이트
3) 행사 장소 & 코스(코스에 따라 지자체와 협의가 필수)
4) 메달 디자인
5) 참가자 기념품

6) 추가 참가자 접수 & 기념품 배송
7) 간식

8) MC 및 가수 섭외

9) 행사장 배치

10) 행사장 내 부스

11) 행사 운영
12) 홍보 방안

며칠 뒤 광고주와 미팅을 가지며 사전 나왔던 내용을 토대로 광고주는 어느 방향으로 나아가고 싶은지 얘기도 들으며 제가 생각하는 방향과 한계가 있는 부분을 말씀드리며 방향성을 조율해 나아갔습니다. 보통 대회를 자체적으로 준비하다가 확인이 필요한 사항(코스 확정/참가 인원수/기념품 디자인 등)은 지속적으로 광고주와 업무 소통을 하며 진행하게 됩니다.

 

[행사 참가 인원수]

이번 마라톤&러닝 행사 참가 인원수는 5천 명으로 설정했습니다. 5K는 3천 명 10K는 2천 명으로 세팅해서 참가 신청 인원을 받기로 결정했습니다. 이전 대회 참가 기록 레퍼런스를 분석하여 최적의 참가 인원을 결정했고 남녀 성비율은 6(남) : 4(여)로 예상했었고요. 행사 참가 인원수를 확정했기에 홍보 방안을 고민하며 어떻게 5천 명의 인원을 참가 접수를 하게 할 것인지 어느 사이트(자체 홈페이지 개발 / 타 사이트&플랫폼 이용)를 사용하여 참가 접수를 할 것인지 계속 머릿속에 생각을 하였습니다.

 

[행사 참가 접수]

행사 참가 접수를 어디에서 할 것인지에 두고 정말 많은 토의를 했던 것 같습니다. 전년도에 개최되었던 대회는 자체 홈페이지를 개발하여 접수를 해 진행했었습니다. 하지만 자체 홈페이지로 운영했을 때에는 아래와 같은 장단점이 있었습니다:

 

(장점 1) 브랜드 가치가 올라가고 보유 프러퍼티가 될 수 있음

(장점 2) 설정에 따라 참가자 DB 확보 가능

 

(단점 1) 보통 입찰 수주로 인해 참가 사이트 운영하는 것이라 대회가 끝난 후 지속적인 비용이 발생하기 때문에 홈페이지를 유지하지 않고 서버 폐쇄를 하게 됨

(단점 2) 결제/환불/문의 등과 같은 업무에서 품이 많이 듬

(단점 3) 다양한 기능을 홈페이지에 넣어야 해서 예산 소요가 큼

(단점 4) 사람들을 유입시키가 어려움

 

따라서 저는 이번에는 자체 홈페이지는 개설하되 아주 작은 예산으로 대회 개요, 코스 정보, 기념품, 문의 정도만 할 수 있게 하였습니다. 다만 최종 참가 접수는 인지도가 있는 러닝/마라톤 행사 앱을 이용하였습니다. 해당 앱에는 정말 다양한 러닝 행사 참가 정보들이 업로드되어 있었고 앱 내 가입만 하면 참가신청부터 결제 그리고 접수까지 한 번에 다 할 수 있었습니다. 앱 시스템 측에는 결제 총액에 대한 수수료 3~5%를 지불하는 조건으로 진행했었습니다. 해당 앱에서 이번 대회를 상위 노출시켜주기도 하고 타 대회 신청하는 사람, 즉 달리기를 즐기는 주요 타깃에서 정확하게 해당 대회를 노출시킬 수 있어서 좋았습니다. 실제로 앱에 업로드 이후 많은 참가자들이 참가 신청을 했었습니다. 이때 앱 시스템 담당자와도 소통하며 어떻게 하면 더욱 참가자 확보를 잘 할 수 있는지도 도움을 많이 받았습니다. 담당자가 실제로 마라톤 측에서 일하셨던 분이라 러닝 시장을 꿰뚫고 계셨었습니다.

 

대회 관련 문의 전화는 운영하지 않았습니다. 대신 홈페이지 내 실시간 상담 기능을 넣어서 문의를 할 수 있게 만들었어요. 실제로 대회를 저와 실행사 1분 총 2명이 준비를 하여서 정말 정신없이 할 게 너무 많았어요. 홈페이지 문의는 실행사 팀장님이 맡으셨고 앱 시스템 내 문의는 제가 맡아서 수시로 시간 날 때마다 답변을 했었어요.

 

오늘은 여기서 글을 마치도록 하겠습니다. 계속해서 대회 진행 관련해서 글을 쓰도록 할게요! 감사합니다:)

 

 

2023.03.04 - [분류 전체보기] - 스포츠마케팅 퇴사 로그 (1)

스포츠마케팅 퇴사 로그 (1)

2022.02.23 - [분류 전체보기] - 스포츠마케터가 하는 일과 필요한 역량은? (2편: 스포츠단체 대회개최)

스포츠마케터가 하는 일과 필요한 역량은? (2편: 스포츠단체 대회개최)